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Personalplanung

Personalplanung – die Zukunft des Unternehmens sichern

Die Personalplanung ist ein zentrales Element der Personalwirtschaft. Zwar sind Deutschland als rohstoffarmem Standort stets die Mitarbeiter der entscheidende Erfolgsfaktor für ein Unternehmen. Gleichwohl stellt die Überalterung der Gesellschaft ganz neue Herausforderung an die Personalplanung – die Bewerbungen junger Talente flattern schließlich nicht mehr von alleine massenhaft auf den Personaler-Schreibtisch. Der Personalbedarf an qualifizierten Mitarbeitern indes steigt vielerorts.
 

Aufgrund der Bewerber-Schwämme betrachteten selbst große Unternehmen die Personalplanung früher oft stiefmütterlich und wenig visionär, wie die FTD 2012 schrieb. Doch um die betriebliche Zukunft auf hohem Niveau zu sichern, muss die Personalplanung strategisch reformiert und längerfristig gedacht werden.
 

Die Basics der Personalplanung

Die wissenschaftliche Lehre kennt fünf Kerngebiete der Personalplanung:

• die Ermittlung des Personalbedarfs
• darauf aufbauend die Personalbeschaffungsplanung
• die Personalentwicklungsplanung
• die Personaleinsatzplanung sowie
• die Planung der Personalfreisetzung

Generell ist die Personalplanung ein ständiger Abgleich zwischen Bestand und Bedarf auf kurz-, mittel-, und langfristige Sicht. Dabei denkt sie quantitativ („Wie viele Mitarbeiten werden benötigt?“) und qualitativ („Was für Mitarbeiter werden benötigt?“).

Im besten Fall sorgt die Personalplanung dafür, dass die richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Arbeitsplatz bereit stehen. Dies erreicht man entweder durch das Recruiting neuer Angestellter auf dem externen Arbeitsmarkt oder die Entwicklung und Weiterbildung bereits vorhandener Mitarbeiter. Auch durch eine kluge Personaleinsatzplanung lassen sich kurzfristige Engpässe kompensieren.

Die Personalplanung durchläuft bei ihren Maßnahmen die klassische betriebswirtschaftliche Entscheidungsfindung. Auf eine Situations- und Bedarfsanalyse folgt die konkrete Planung von Maßnahmen und Handlungsalternativen. Am Ende steht die Evaluierung der implementierten Prozesse.
 

Personalplanung praktisch umsetzen

Bei der Personalplanung nehmen die Analyse des Personalbedarfs und Personalbeschaffung den größten Teil ein. Den Bedarf kann man beispielsweise mit der Kennzahlmethode berechnen. Dabei geht man über Kennzahlen wie Produktionseinheiten oder Umsatzzahlen, aus denen sich ein erhöhter oder verminderter Bedarf an Angestellten ergibt.

Detaillierter ist die Stellenplanmethode. Mit dieser erarbeitet der Personaler Informationen für einzelne Stellen, beispielsweise ihre Ausbildungsanforderungen, die Vergütung oder wann und warum die Stelle zu besetzen ist. Die Methode findet vor allem im öffentlichen Dienst Anwendung.

Weiß man nun, wie viele Stellen man besetzen muss, geht es an die Personalbeschaffung. Das heißt heutzutage vor allem: aktives Recruiting und innovatives Employer Branding. Die Personalplanung sollte also eng mit den zuständigen Kollegen arbeiten, um die dortigen Möglichkeiten zu kennen und in die Planung mit einzubeziehen. Mit einer guten Personaleinsatzplanung und Personalentwicklung kann man die rekrutierten Mitarbeiter dann auf lange Frist binden und mit den Unternehmenszielen zusammenbringen.
 

Bei der Personalplanung strategisch denken

Besonders herausfordernd an der Personalplanung sind die vielen Unwägbarkeiten, die das Personalmanagement bei einer langfristigen Strategie zu beachten hat. Wer weiß schon, wie die Gesamtstrategie des Unternehmens in zehn Jahren aussieht? Wie wird sich die Nachfrage nach den eigenen Produkten in Zukunft entwickeln? Sieht der Bewerbermarkt angesichts des demographischen Wandels bald tatsächlich so düster aus, wie allenthalben prognostiziert? Dazu kommen technologischer Fortschritt, Fusionen und Übernahmen oder Standortwechsel.

All dies hat eine planerische Komplexität, die in vielen HR-Abteilungen noch gescheut wird. Zu selten sehen sich Personaler bisher als strategischer Businesspartner des Managements, sondern vielmehr als operatives, ausführendes Element. In einer Studie der Unternehmensberatung PwC gaben 83 Prozent der befragten Unternehmen jedoch an, bereits akut unter einem Talentengpass zu leiden. Und mehr als die Hälfte bezweifelt, das Problem in den nächsten fünf Jahren in den Griff zu bekommen.
 

Kurzfristige vs. langfristige Personalplanung

Ein Problem, dass sich mit der Verrentung der Babyboomer multiplizieren wird. Doch immer wieder gefährden kurzfristige Einsparungsziele eine strategische Personalplanung. So wird in einer Rezession gerne sofort am Personal gespart, um den Kostendruck zu reduzieren. Wegen der Sozialverträglichkeit müssen dann oftmals jüngere Mitarbeiter als erste gehen. Ein Vorgang, der in Wachstumsphasen schnell nach hinten losgehen kann und sich auf lange Sicht noch gravierender auswirkt. Hat man junge Angestellte erst mal durch Kündigungen verloren, werden sie später nicht freudig zurückkehren, um die dann nachteilige Altersstruktur in der Belegschaft des Unternehmens zu retten.

Daher sollten HR-Abteilungen stets im Sinne der Business Intelligence beratend auftreten, da die zukünftige Lage des Arbeitsmarktes nicht immer im Management bedacht wird, sondern und kurzfristige Daten und Zahlen im Vordergrund stehen.
 

Zukunftssicher dank strategischer Personalplanung

Um die Personalplanung strategisch durchzuführen, bedarf es einiger Investitionen in die HR-Abteilung, zum Beispiel in neue Software, Weiterbildung oder externe Unterstützung durch eine Unternehmensberatung. Zwei Drittel der Befragten der PwC-Studie sahen jedoch ihren Return on Invest als erreicht oder sogar übertroffen.

Zudem wirkt sich eine gute Personalplanung nicht nur in zukünftigen Zahlen aus. Wer die eigenen Mitarbeiter durch deren Aus- und Weiterbildung in die Planung einbezieht und ihnen damit einen Nutzwert bietet, bekommt schlussendlich zufriedenere Angestellte. Das werden diese auch nach Außen tragen – und so als Botschafter des Unternehmens einen wichtigen Beitrag zur zukünftigen Sicherung des Personalbedarfs leisten.

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