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Generation Z-Reihe (1): Warum das Home Office wieder wichtiger wird

Der Begriff „Telearbeit“ ist Personalmanagern schon seit den 90er Jahren bekannt. Doch trotz technischer Neuerungen, die das Arbeiten von Zuhause besser denn je ermöglichen, behaupten einige „Experten“, das Home Office sei ein veraltetes Konzept. Sind sie mit dieser Aussage etwas zu voreilig?

Anfang des Jahres berichtete DIE WELT, der Trend hin zum Home Office sei nichts weiter als eine „Illusion“. Im Artikel berief man sich auf Angaben des statistischen Bundesamtes, laut dem nach dem Telearbeits-Boom im Jahr 2008 der Trend zur Arbeit von Zuhause aus rückläufig sei. Was die Autoren bei ihren Prognosen jedoch leider außen vor gelassen haben, ist die nachrückende Generation Z.

Auch die neusten technischen Entwicklung tragen zum Vormarsch des Home Office bei. Das bestätigt Dennis Stolze, Projektleiter im Competence Center »Workspace Innovation« und Autor für den BLOG des Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO: „Viele der heute verfügbaren Technologien, in Verbindung mit schnellen Breitband-Anschlüssen zu Hause oder auch mobil, ermöglichen ein ganz anderes Arbeiten als noch vor wenigen Jahren. Heute kann ich nicht nur weitestgehend ortsunabhängig sondern auch kollaborativ arbeiten, fast so als sei man physisch am selben Ort. Mitarbeiter erkennen natürlich diese Potentiale und fordern derartige Arbeitsweisen auch ein.“

 

Gerade die Generation Z befürwortet das Arbeiten im Home Office 


Warum gerade die Generation Z im Home Office arbeiten will

Bereits im Artikel Wie Sie Ihre Employer Brand auf die Generation Z vorbereiten erklärten wir, dass die Sprösslinge der Jahrtausendwende ihre ganz eigenen Bedürfnisse haben. Work-Life-Balance, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie flexible Arbeitszeiten stehen für sie an oberster Stelle. Für sie ist Telearbeit ideal.

Der derzeit jüngsten Generation auf dem Arbeitsmarkt - den Millenials – liegen dagegen der Kontakt zu Kollegen und Teamgeist tendenziell noch mehr am Herzen. Somit dürfte klar sein, warum der Trend hin zum Home Office in letzter Zeit abgenommen hat.

Doch das wird sich spätestens dann wieder ändern, wenn die ersten Kinder der Generation Z ihr Studium abschließen. Denn diese besitzt laut Dennis Stolze ein stärkeres Bedürfnis nach Selbstbestimmung: „Der Begriff Home Office sollte eher als Synonym für eine selbstbestimmtere Arbeitsweise verstanden werden. Insgesamt wird die Relevanz und Attraktivität einer selbstbestimmten Arbeitsweise deutlich zunehmen.“


Nutzen des Arbeitens im Home Office für Arbeitnehmer

Die wichtigsten Vorteile aus Mitarbeiter-Sicht liegen auf der Hand: Niemand schaut einem beim Arbeiten auf die Finger. Man kann den Tagesablauf selbst bestimmen, kein nervender Kollege unterbricht den Workflow oder sorgt mit seiner Störung gar dafür, dass geniale Geistesblitze ungenutzt abhanden kommen. Doch die Frage ist auch: Kann das Arbeiten im Home Office die Work-Life-Balance beeinflussen?

„Natürlich kann sie das“, sagt Dennis Stolze. „Ich würde es aber nicht nur auf das Thema Home Office beziehen sondern sagen, dass mehr Autonomie bei der Wahl von Arbeitszeit und Arbeitsort sowohl für die Mitarbeiter als auch die Unternehmen große Vorteile bietet. Der Mitarbeiter kann seine Anforderungen aus Privat- und Arbeitsleben besser miteinander vereinbaren und gerade Wissensarbeit ist ja nicht an einen physischen Ort gebunden.“


Vorteile von Telearbeit für Sie als Arbeitgeber

Den Mitarbeitern Telearbeit anzubieten, hat auch für Ihr Unternehmen zahlreiche Vorzüge. Dazu gehört nicht nur eine Produktivitätssteigerung, da Ihre Angestellten seltener von Kollegen im Workflow unterbrochen werden. Denken Sie z. B. an die vielen fähigen Kolleginnen, die wegen ihrer Familienplanung schon in Teilzeit gegangen sind oder sogar ganz den Job bei Ihnen aufgegeben mussten. Das liegt z. T. an den KITA-Öffnungszeiten, die mit den Arbeitszeiten zumeist nur schwer vereinbar sind. Eine Home Office-Lösung schafft hier Abhilfe.

Doch auch dem kreativen Output kann es zuträglich sein, wenn der Arbeitnehmer nicht ausschließlich an den firmeneigenen Schreibtisch gefesselt ist. „In diesem Zusammenhang muss man sich nur überlegen, wann und wo einem die besten und kreativsten Ideen und Lösungen zu Fragestellungen und Problemen aus der Arbeit kommen – oftmals dann, wenn man gar nicht an seinem Schreibtisch sitzt. Beim Sport, beim Duschen, beim Lesen, Musik machen oder hören, usw. Jeder Mensch hat einen eigenen Rhythmus und eine eigene Arbeitsweise, die es zu unterstützen gilt, damit er sein Bestes geben kann. Kreative Gedanken und Innovationen entstehen sicherlich nicht dann, wenn ich von jedem Mitarbeiter verlange, dass er zwischen 9 und 17 Uhr auf seinem Stuhl im Büro sitzt und dort auf den Bildschirm starrt.“, bestätigt der Experte des Fraunhofer IAO.
 

Home Office und Desk-Sharing

So bald ein Teil Ihrer Belegschaft das Home Office in Anspruch nimmt, kann man über Desk-Sharing nachdenken. Doch der Fraunhofer-Experte gibt zu bedenken, dass dieses einige Herausforderungen mit sich bringt: „Die Arbeitsanforderungen müssen zunächst mal Desk-Sharing ermöglichen. Aber Kommunikations- und Interaktionsflächen werden dort wichtig, wo sich Mitarbeiter, die seltener ins Büro kommen, treffen und austauschen können. Da kann es gut sein, dass hierfür mehr Platz benötigt wird.“

Etwas anders sieht es aus, wenn Ihre Mitarbeiter nur tageweise vom Home Office aus arbeiten. Takten Sie die An- und Abwesenheitstage entsprechend ein, sparen Sie sogar bares Geld. Denn dann können Sie unter Umständen Ihre Bürofläche verkleinern, womit Sie Mietkosten sparen. Aber auch bei den Betriebskosten wird sich die zeitweilige Abwesenheit von Teilen Ihrer Belegschaft positiv bemerkbar machen. Dennis Stolze weist jedoch darauf hin: „Beim Thema Desk-Sharing sollte es nicht darum gehen, Flächen zu reduzieren, auch wenn das sicherlich ein netter Nebeneffekt sein kann.“

Mit Desk-Sharing tun Sie in jedem Fall etwas Gutes für die Umwelt, denn wenn Ihre Arbeitnehmer im Home Office arbeiten, bleibt das Auto stehen. Auch der öffentliche Nah- und Fernverkehr würde dadurch spürbar entlastet werden.
 

Home Office – So machen Sie es richtig

Vertrauen ist bei Telearbeit das A und O! Aber bedenken Sie dabei eines: Arbeitnehmer, die im Home Office arbeiten, machen sogar durchschnittlich mehr Überstunden als ihre im Unternehmen präsenten Kollegen. Möchten Sie dennoch wissen, was Ihr Arbeitnehmer wann gemacht hat, können Sie ihn dies z. B. mit Hilfe einer Excel-Tabelle dokumentieren lassen. Webbasierte CRM-Softwarelösungen wären ein weiterer Lösungsansatz.

Dank Email-Programmen und Cloud Computing ist der Austausch von Dateien auch schon längst kein Thema mehr. Kurze Besprechungen, für die ein Telefonat nicht ausreicht, können Sie auch per Videochat, z. B. mittels Skype, abhalten. Die Kinder der Generation Z gehen mit derartigen Technologien ohnehin schon völlig selbstverständlich um.

Achten Sie generell auf eine adäquate technische Ausrüstung der Heimarbeitsplätze Ihres Personals. Dazu gehört neben dem obligatorischen Laptop, Tablet oder PC auch ein Headset. Auch ein Internetanschluss mit hoher Bandbreite ist ebenso essenziell wie ein Multifunktions-Drucker mit integriertem Scanner und Fax.

Bedenken Sie aber, dass Ihr Arbeitnehmer auch dann, wenn er vom Home Office aus arbeitet, irgendwann einmal Feierabend haben möchte. Verlangen Sie deshalb nicht automatisch permanente Erreichbarkeit, denn damit fördern Sie nur unnötig Stress und im schlimmsten Fall sogar Burnout. Betriebsvereinbarungen und individuelle Absprachen sind also unabdingbar.


Für wen ist das Home Office überhaupt geeignet?

Dr. Volker Kitz und Prof. Dr. Manuel Tusch belegten mit einem wissenschaftlichen Experiment, das gerade bei einfacheren Tätigkeiten die Anwesenheit von Kollegen förderlich für das Arbeitstempo ist. Bei komplexen Aufgaben gehe die Arbeit dagegen deutlich schneller, wenn man ungestört ist. Daher sollten Arbeitnehmer, die Home Office in Anspruch nehmen wollen, leichtere Aufgaben lieber am Büroschreibtisch erledigen und Zuhause die harten Nüsse knacken.

Selbstverständlich kann nicht jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit Telearbeit leisten. „Home Office-Lösungen verlangen ein großes Maß an Disziplin“, sagt Monika Hofmann-Rösener, Director Global Marketing beim Krankenhausausstatter Hill-Rom. Seit mehreren Jahren arbeitet sie fast ausschließlich vom Home Office aus und koordiniert erfolgreich ihr internationales Team. Auch Führungskräfte könnten ihren Job demnach gut am privaten Schreibtisch erledigen – wenngleich Hofmann-Rösener mehrmals im Monat auf Dienstreise geht. Was ihr fehlt? „Meinen Mitarbeitern während der Gespräche richtig ins Gesicht blicken zu können.“ Ein Problemfaktor indes, der durch den technologischen Fortschritt immer hinfälliger wird.

Auch in dem Moment, wo persönlicher Kundenkontakt von Nöten ist oder vor Ort Maschinen zu bedienen sind, fällt das Home Office als Option in der Regel aus. Und wenn Projekte anstehen, in denen viele nicht-virtuelle Meetings abgehalten werden müssen, behindert Telearbeit den Ablauf eher. Grafiker, Vertriebsinnendienstler und Journalisten z. B. können ihre Arbeit dagegen sehr gut von Zuhause aus erledigen.
 

Home Office oder Präsenz – Was bringt die Zukunft?

In jedem Fall sollten Sie beachten, dass nur etwa 50% der Deutschen an einem Tag pro Woche gerne im Home Office wären. Der Rest der Belegschaft bevorzugt menschliche Nähe. Dennis Stolze meint hierzu: „Wie wichtig der soziale Kontakt zu anderen ist, zeigt gerade auch die zunehmende Verbreitung von Coworking Centers. Freelancer und Einzelunternehmer mieten sich einen Arbeitsplatz in einer Gemeinschaft an, statt alleine zu Hause zu arbeiten. Im Büro kann ich mich von Angesicht zu Angesicht mit meinen Kollegen austauschen, hier entstehen wichtige Beziehungen und Gemeinschaft und natürlich ein Zusammengehörigkeitsgefühl im Sinne der Unternehmenskultur. Zudem wird es auch zukünftig so sein, dass ich insbesondere großflächigere Arbeitsmittel, v.a. zur Visualisierung, eher im Büro zur Verfügung habe als zu Hause.“

Bieten Sie Telearbeit also bestenfalls nur optional an. Wenn Ihre Arbeitnehmer einfach mal nur in Ruhe arbeiten wollen, können Sie hierfür wohnlich eingerichtete Rückzugsorte im Unternehmen schaffen.

Doch wie wird nun das Arbeiten der Zukunft aussehen? „Menschen aller Altersklassen und dabei natürlich auch insbesondere die jüngeren Generationen, die mit all der Technik aufwachsen, werden eine autonomere Arbeitsweise einfordern. Ich denke aber auch, dass immer mehr Unternehmen die Vorteile dieses neuen Arbeitens auf Motivation, Wohlbefinden und Leistungsfähigkeit erkennen und aktiv fördern werden. Und die Technik wird uns dabei immer besser unterstützen, weil Geräte wie bspw. Tablets das einfache Arbeiten mit Programmen ermöglichen, die heute vielleicht noch etwas umständlich zu bedienen sind, wie beispielsweise Tabellenkalkulationen.“

Im Zweifelsfall kommen solche Neuerungen schneller als Sie denken – genauso wie die Generation Z, welche schon sehr bald den Arbeitsmarkt erobert. 

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