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Nachhaltiges Absage-Management

Niemand ist gerne der Überbringer schlechter Nachrichten. Doch manche Personaler machen die Candidate Experience zur Wutprobe für abgelehnte Bewerber. Mit bösen Folgen für das Arbeitgeberimage. 

Schon klar, Sie haben im Arbeitsalltag viel zu tun. Je nach Größe bzw. Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens und Attraktivität der ausgeschriebenen Stelle, treffen bei Ihnen jeden Tag zwischen einer Handvoll und mehreren Dutzend Bewerbungen ein. In der Regel müssen Sie allen – außer Ihrem Traumkandidaten – einen Korb geben. Oft vergehen Wochen bis zur Versendung der Absage. Und weil der Arbeitsjurist Sie immer davor gewarnt hat, die jeweiligen Gründe der Absage anzugeben, greifen Sie malwieder auf das 08/15-Muster zurück. Spart ja auch ungemein viel Zeit. Doch nachhaltiges Absage-Management geht anders! 

Verschmähte Bewerber können eine Menge Schaden anrichten, wenn sie z. B. auf kununu ihrem Ärger Luft machen. In der Generation Y teilt bislang jeder Vierte seine Candidate Experience, die Generation Z wird dies voraussichtlich noch häufiger tun. Doch warum verprellen Sie Kandidaten endgültig, nur weil diese nicht zu 100 Prozent auf die aktuell zu besetzende Stelle passen? Damit sind wir beim Thema Talent Relationship Management. Machen Sie sich bewusst, dass kein Unternehmen es sich in Zeiten des War for Talents mehr leisten kann, sich gute Studenten, Absolventen und Young Professionals zum Feind zu machen.

Aus eigener Erfahrung kann ich Ihnen bestätigen, dass viele Personalmanager sich hervorragend darauf verstehen, es sich mit Kandidaten so richtig zu verscherzen. Auf manche Bewerbungen bekommt der Bewerber nie(!) eine Antwort. Dabei würden 90% der Kandidaten als erste Rückmeldung sogar eine automatisch generierte Eingangsbestätigung reichen. Doch scheinbar ist manchen Personalern die Zeit zu schade, um überhaupt irgendeine Reaktion auf eine Bewerbung zu zeigen.

Gute gelaunt trotz Absage? Ein nachhaltiges Absage-Management macht es möglich


Die Folgen einer schlechten Candidate Experience

Aber wem erzähle ich das? Ich wette, auch Sie haben sich in Ihrem Leben schon oft genug beworben. Sie wissen ja selbst, wie lange es dauert, eine passende Stellenanzeige zu finden, Informationen über das Unternehmen zu sammeln und ein Anschreiben zu verfassen. Dann vielleicht noch den Lebenslauf auf die Stelle anzupassen, die passenden Zertifikate und Zeugnisse zusammenzusuchen und das ganze schließlich in eine PDF zu zwängen, die idealerweise nicht 3 MB überschreitet. Und all der Aufwand wird dann nach viel zu vielen Wochen des Wartens entweder mit gar keiner Antwort oder einem 08/15 Absage-Schreiben gewürdigt. Und da wundern Sie sich noch über die Rachsucht mancher Bewerber?

Glauben Sie mir, selbst wenn er Ihnen nicht online die Meinung sagt, so wird er doch Freuden und Bekannten von seinen Erfahrungen berichten. Und vielleicht rät er dann ausgerechnet Ihrem Traumkandidaten von einer Bewerbung bei Ihnen ab. Zumindest würden zwei von drei Befragten der Candidate Experience Studie 2014 so handeln. Beantworten Sie mir also die Frage: Warum machen Sie sich die Mühe, eine attraktive Arbeitgebermarke aufzubauen, wenn Sie am Ende mit fehlender Wertschätzung alles zunichte machen?
 

Die Rückkehr der Verschmähten

Doch was wäre, wenn einst als unpassend eingestufte Kandidaten sich erneut bei Ihnen bewerben würden – ausgestattet mit genau den Kenntnissen und Fähigkeiten, die Sie zuvor bei ihnen vermisst haben? Wie das gehen soll? Ganz einfach: Indem Sie offen darlegen, warum Sie dem Bewerber abgesagt haben. Die Praxis zeigt, das dies ein entscheidenedes Merkmal für nachhaltiges Absage-Management ist. 

Sie können konkret benennen, welche Fähigkeiten dem Bewerber für die Position fehlen? Dann sagen Sie ihm das! Dieses Feedback wird ihm dabei helfen, Verbesserungspotentiale bei sich zu erkennen und gezielt daran zu arbeiten. Machen Sie Ihre Absage zu einer positiven Überraschung für Bewerber und Sie werden sehen: Man wird es Ihnen danken. Wenn nicht in Form einer positiven kununu-Bewertung, dann vielleicht ein Jahr später mit genau den neu erworbenen Kenntnissen, die ihn dann zu Ihrem Wunschkandidaten machen.
 

Wie Sie AGG-Klagen vermeiden

Viele Arbeitsrechtler raten mittlerweile aufgrund zahlreicher AGG-Klagen davon ab, überhaupt Begründungen in das Absageschreiben aufzunehmen. Laut dem §1 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes sind Diskriminierungen aufgrund von

• Rasse,

• ethnischer Herkunft,

• Geschlecht,

• Religion,

• Weltanschauung,

• Behinderung,

• Alter und

• sexueller Identität

untersagt. Jüngste AGG-Urteile zeigen, dass es sich hier in der Tat um ein heikles Thema handelt. Versierte Juristen können Ihnen sogar aus gängigen Formulierungen einen Strick drehen. So fällt laut einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Düsseldorf der Begriff „Young Professional“ unter die Altersdiskriminierung. Wenn Sie für eine Stelle tatsächlich Absolventen mit wenig Berufserfahrung suchen, gibt es eine elegantere und rechtlich abgesicherte Alternative: Schalten Sie die Stellenanzeige in einer Spezial-Jobbörse für die Zielgruppe Studenten, Absolventen und Young Professionals

Dennoch freuen sich viele Bewerber über konstruktives Feedback. Schließlich wissen sie häufig nicht, worauf es Personalmanagern im Einzelnen ankommt. Generell ist es für viele schwierig, das eigene Auftreten einzuschätzen. Bieten Sie doch den Bewerbern am Ende des Schreibens bei Interesse ein telefonisches Feedback an. Damit sind Sie im Zweifelsfall weniger angreifbar und können bei der Benennung der Absagegründe eventuelle Besonderheiten einzelner Bewerber besser berücksichtigen.
 

Nachhaltiges Absage-Management – Best Practice-Beispiele gefällig?

Dass es längst Unternehmen gibt, die wissen wie man es besser macht, zeigen die Gewinner des Kienbaum Communications und Jobware Award für "Die besten Absageschreiben an Bewerber". Die prämierten Schreiben, u.a. von der Continental AG, der TNT Express GmbH, der Hermes Logistik Gruppe Deutschland GmbH oder der Deutschen Bank AG  hatten alle eines gemeinsam: Sie enthielten keine Standardfloskeln. Auch eine individuelle Berücksichtigung des jeweiligen Absagegrundes, teilweise mit Tipps wie man diese kleinen „Unzulänglichkeiten“ beseitigen könne und häufig auch die Äußerung, dass eine erneute Bewerbung gerne gesehen sei, zeichneten die Gewinner aus.

Darüber hinaus sollten Sie auch die Mühe, die der Bewerber sich gemacht hat, ausdrücklich würdigen. Doch egal wie freundlich und hilfreich Ihre Absage formuliert sein mag: Lassen Sie Kandidaten, die bereits nach der ersten Prüfung auf dem Absage-Stapel landen, niemals länger als drei Wochen auf eine Antwort warten!

Geben Sie dem abgelehnten Bewerber auch nie das Gefühl, er sei nur Mittel zum Zweck, um Ihre Employer Brand aufzupolieren. Reden Sie nicht lange um den heißen Brei herum, sondern kommen Sie gleich im ersten Absatz zum entscheidenden Punkt. Eine Absage wird für einen Bewerber immer eine Enttäuschung sein und sollte nicht obendrein als Instrument zur Selbstdarstellung missbraucht werden. Denn dies wäre für ein nachhaltiges Absage-Management wiederum schädlich. 

Um sich rechtlich vollkommen abzusichern, sollten Sie, bevor Sie dazu übergehen Ihre Absagen im Detail zu begründen, alle möglichen Formulierungen von einem Arbeitsjuristen auf ihre Angreifbarkeit für eventuelle Klagen hin prüfen lassen.